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PROFITIEREN AUCH SIE VON DIGITALISIERUNG!
Digitalisierung ist ein Dauerthema. Natürlich finden wir Digitalisierung super - ABER: Sie muss sinnvoll eingesetzt werden und nicht um jeden Preis!
Auch muss bedacht werden, ob eine Digitalisierung für alle Berufssparten im eigenem Unternehmen sinnvoll ist.
Es macht also Sinn, erst einmal zu überlegen, welche betrieblichen Prozesse im eigenen Betrieb digital abgebildet werden können (BBB) und bei welchen es Sinn macht.
Eine Excel-Datei auf einem zentralem Speicherplatz, auf die alle zugreifen und bearbeiten ist nur bedingt sinnvoll und ist besser als nichts - aber das ist nicht das, was man unter Digitalisierung versteht.
Digitalisierung soll:
- Arbeitserleichterung sein
- Ressourcen schonen
- das gemeinsame Arbeiten fördern und verbessern.
Wir erleben immer wieder, diese Punkte oft nicht bedacht werden und unstrukturiert das Thema vorangetrieben wird, was dann in unzufriedenen (und damit unproduktiven) Mitarbeitern / Kollegen endet, bzw. verläuft sich das Thema dann einfach.
In beiden Fällen wurde ergebnislos Zeit und Geld investiert - also ist genau das Gegenteil der Anforderung eingetreten.
Eins vorweg: Der Einsatz von hochpreisigen Scannern und kostenspieligen Dokumentenmanagement-Programmen ist kein Muss!
Digitalisierung kann auch schon bedeuten, das man einfach nur mal anfängt Unterlagen zu scannen sowie strukturiert auf einem gemeinsam zugänglichen Speicherplatz abzulegen - je nach Umfang der Unterlagen und Team-Größe.
Bei internen Prozessen lässt sich meist viel Verbesserungspotential finden!
Übrigens läßt sich in Zusammenarbeit Ihrem Steuerberater eine gute Struktur schaffen.
Mögliche Digitalisierungs-Möglichkeiten können sein:
- Buchhaltung: Belege gescannt verarbeiten und die vorhandenen Papierbelege "nur" archivieren
- Buchhaltung: Ausgangsrechnungen nicht mehr drucken sondern nur digital vorhalten
- Buchhaltung: Vereinfachung der Scan-Prozesse
- Buchhaltung: Verbesserung des Workflows zur Übermittlung der Belege an den Steuerberater
- Vertrieb: Einsatz eines CRM-Systems
- Vertrieb: Zugriff auf gemeinsame Ressourcen wie ein Projekt-Management
- Allgemein: Firmeninterne Push-Nachrichten wie sie in Kommunikationstools Verwendung finden
Auch in Zusammenarbeit mit externen Partnern lässt sich vieles verbessern.
Manchmal kann man schon mit Kleinigkeiten bei der Verbesserung eines Workflows viel bewegen!
Mögliche Digitalisierungs-Möglichkeiten können sein:
- Vertrieb: Erstellung eines ausfüllbaren PDF-Formulares zur bequemeren und zuverlässigeren Datenerfassung, z.B. für SEPA-Mandate oder Neukunden-Stammdaten
- Allgemein: Erstellung eines ausfüllbaren, multimedia-unterstützten PDF-Formulares zur bequemeren und zuverlässigeren Datenerfassung und Anamese für Patienten in Arztpraxen
- Allgemein: Erstellung eines ausfüllbaren, flexiblen PDF-Formulares zur bequemeren und zuverlässigeren Datenerfassung für Mandanten in der Kanzlei
- Allgemein: Erstellung eines ausfüllbaren und interaktiven PDF-Formulares zur bequemeren und zuverlässigeren Datenerfassung für Service-Aufträge, auch Vor-Ort beim Kundeneinsatz mit Laptop oder Tablett
- Allgemein: Versand von Vertragsunterlagen mit digitaler Unterschrift (durch digitale Zertifikate)
Durch den richtigen Einsatz moderner Kommunikationsmöglichkeiten ist ebenfalls ein Fortschritt zu erzielen.
Kommunikation ist wie geschaffen für Digitalisierung und mit einer hohen Aussenwirkung.
Mögliche Digitalisierungs-Möglichkeiten können sein:
- Personalisierte Besucher-Begrüßung auf einem großem Display
- Ausrollen von internen Informationen auf großen Displays (z.B. Umsatzziele für einen bestimmten Zeitraum)
- Bearbeitungsstände
- Vertriebsziele über große Displays
- Datenschutz konformer Versand von großen Dateien
- Videokonferenzen
- Sicherer Austausch von sensiblen Dateien mit externen Partnern - siehe Reputation
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